Het Koreaanse kwaliteitsmerk Suprema is vooral bekend van biometrische identificatie, slimme multifunctionele kaartlezers en in iets mindere mate van het toegangscontrolesysteem BioStar 2. Dit toegangscontrolesysteem is een modern, compleet en eenvoudige te beheren en gebruiken system. Maar wist u dat Suprema ook een systeem heeft voor tijd- en aanwezigheidsregistratie? Door de koppeling met biometrische identificatie een uitermate krachtig en gebruiksvriendelijk systeem. We stellen het graag wat verder aan u voor.
Wat is een tijdregistratiesysteem?
Tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie (T&A) is een proces dat de in- en uitchecktijden, maaltijden, vakanties en afwezigheden van werknemers bijhoudt en beheert. Traditionele tijdregistratiesystemen zijn gebaseerd op een handmatig registratieproces, waarbij werknemers hun tijd en roosterinformatie registreerden op diverse handmatige registratiemiddelen van papier, ponskaarten of computers. De gegevens uit deze registraties werden vervolgens verwerkt door managers en de salarissen werden berekend op basis van deze informatie. Dit proces wordt beschouwd als zeer inefficiënt vanwege de grote hoeveelheid tijd die een manager nodig heeft om deze gegevens te verwerken. Bovendien hebben zulke processen te maken met onnauwkeurigheid en een gebrek aan betrouwbaarheid door invoerfouten, rekenfouten of fraude door personeel.
Het implementeren van een geautomatiseerd tijdregistratiesysteem biedt een oplossing voor de eerder genoemde knelpunten, omdat fouten die tijdens het verzamelen en berekenen kunnen optreden, sterk worden verminderd. Met een geautomatiseerd tijdregistratiesysteem wordt het personeelsbeheer eenvoudiger, omdat de medewerkers eenvoudig gegroepeerd kunnen worden en aanwezigheidsregels zoals werktijden, pauzes, afwezigheden, etenstijden, enz. op overeenkomstige wijze kunnen worden toegepast. Bovendien kunnen op verzoek rapporten worden gegenereerd omdat de gegevens automatisch worden verwerkt en berekend.
“Ik kom 8 minuten te laat. Kun je voor me inklokken?”
De grootste bedreiging voor een T&A systeem is ‘buddy punching’, wat betekent dat een andere persoon de tijd registreert in plaats van de daadwerkelijke werknemer. De verspilling van arbeidspotentieel, te veel betaalde lonen en het sjoemelen met klokken nemen jaarlijks over de hele wereld toe vanwege ‘buddy punching’. Buddy punching betekent dat een collega de tijd registreert in plaats van de eigenlijke werknemer, en een gewoon tijdregistratiesysteem dat gebruik maakt van referenties zoals kaarten, pincodes of wachtwoorden kan buddy punching niet voorkomen omdat referenties gedeeld kunnen worden. Stel bijvoorbeeld dat Tom en John goede vrienden zijn op het werk. John kan een inchecktijd registreren voor John, die te laat is op het werk, of John kan een uitchecktijd registreren voor Tom, die het werk vroeg heeft verlaten zonder zich aan de gereguleerde werktijden te houden.
Als een T&A-systeem wordt gecombineerd met biometrische technologie, is efficiënt beheer mogelijk, inclusief de voordelen van het voorkomen van “buddy punching” en het extra voordeel van lagere kosten. Bovendien is de beveiliging beter dan die van kaarten, FoB, PIN’s en wachtwoorden. Met Biostar 2, gekoppeld aan de nieuwste biometrische apparaten van Suprema, kunt u het personeelsbestand van een organisatie efficiënt en professioneel beheren.
Het vernieuwde BioStar 2 tijdregistratiesysteem
BioStar 2’s tijd- en aanwezigheidsbeheersysteem bestaat uit elementen als Tijdcode (vroeger Looncode genoemd), Dienst, Rooster, Roostersjabloon en Overwerkregel. De functies Tijdkaart en Rapport kunnen worden gebruikt om individuele tijd- en aanwezigheidsbestanden te bewerken of als rapporten af te drukken.
BioStar 2 T&A Concepts
Tijdcode
Tijdcode (vroeger Looncode genoemd) is de configuratie van Type en Tijdtarief.
De beschikbare tijdcodetypes zijn Aanwezigheidsbeheer, Overwerkbeheer en Verlofbeheer. Het tijdschema kan geconfigureerd worden tussen 0 en 10. Voorbeelden van toepassingen voor Type en Tijdsduur zijn als volgt:
- Type configureren als Aanwezigheidsmanagement en Tijdsbesteding als 1:
Deze tijdcode wordt gebruikt om de reguliere werktijd te berekenen. Aangezien het tijdpercentage is ingesteld op 1, wordt de werktijd berekend als één uur als een werknemer één uur werkt. - Type configureren als Overtime Management en Tijdsbesteding als 2:
Deze tijdcode zal gebruikt worden om de overuren te berekenen. Aangezien het tijdschema is ingesteld op 2, wordt de werktijd berekend als twee uur als een werknemer één uur werkt. - Type configureren als Verlofbeheer, Optie als Gewerkt en Tijdsbesteding als 0,5:
Deze tijdcode wordt gebruikt om verlofbeheer te berekenen in geval van vakanties, werken buiten kantoor, ziektedagen, enz. Aangezien het tijdstarief is ingesteld op 0,5, wordt de werktijd berekend als 0,5 uur als een werknemer één uur werkt.
Bovendien kun je kleuren selecteren om de Tijdcodes gemakkelijk te onderscheiden.
Dienst (Shift)
Dienst is het configureren van de werkregels voor één dag (24 uur). Je kunt de specifieke details van de regels configureren, zoals werktype (Vast / Flexibel), starttijd van het werk, tijdsegment van de tijdcode, afronding (Shift, Punch in, Punch out), gratie en aftrek van maaltijden. De tijdcode moet worden geconfigureerd voordat de verschuiving wordt geconfigureerd.
- Werktype (Vast, Flexibel)
BioStar 2 ondersteunt twee werktypen. Als het werktype is geconfigureerd als Vast, moeten werknemers op vaste tijden in- en uitchecken. Als het werktype is geconfigureerd als Flexibel, zijn werknemers vrij om elke dag hun eigen in- en uitchecktijden voor het werk te kiezen en kan dit werktype met één klik worden gewijzigd. - Automatische maaltijdaftrek
Dankzij deze functie is het niet nodig om een andere tijdcode of tijdsegment in te stellen voor etenstijden. Als Automatische maaltijdaftrek is aangevinkt, kan de configuratie voor een maaltijd met een paar klikken worden voltooid. - Pauze per Punch
U kunt bijhouden hoe werknemers dagelijks hun volledige pauzetijd gebruiken. Werknemers moeten het begin en einde van hun pauze registreren met een T&A-apparaat voor hun pauze, en de beheerder kan dit record in één oogopslag zien via de tijdkaart of het rapport.
Tijdschema Sjabloon
Het Tijdschema sjabloon is de configuratie van herhaalde dienstencycli. Cycli kunnen dagelijks of wekelijks worden geconfigureerd. De Shift moet vooraf worden geconfigureerd om de Schedule Template te configureren.
Regel
Regel kan handig zijn bij het configureren van Shifts wanneer overwerk niet wordt toegepast. Normaal gesproken moet eerst de overwerktijdcode worden geconfigureerd, daarna moeten de tijdsegmenten voor elke overwerktijdcode afzonderlijk worden geconfigureerd om overwerk te configureren. Deze methode staat echter geen ingewikkelde overwerkconfiguratie toe. Regels kunnen worden geconfigureerd voor overwerk met contextuele zichtbaarheid door tijdregels te configureren, waardoor gecompliceerde ploegen eenvoudig kunnen worden geïmplementeerd. Als er bijvoorbeeld twee overwerktijdcodes A en B moeten worden geïmplementeerd, kun je een flow configureren zoals “Na 8 uur, → overwerk van 3 uur toepassen, dan overwerk B toepassen → beperken tot max. overwerk van 5 uur”.
Schema
Schema maakt het mogelijk om een werkschema te structureren door het sjabloon, de periode, de vakantie en de gebruikers aan te geven. Om een planning te configureren, moeten de tijdcode, shift en planningsjabloon vooraf worden geconfigureerd en zijn de gebruikers- en vakantiegegevens vereist die in de BioStar 2 AC module zijn geconfigureerd.
Tijdkaart
Met deze functie kun je een gedetailleerd overzicht krijgen en individuele tijdregistraties bewerken.
Rapport
Deze functie kan rapporten genereren over tijd- en aanwezigheidsgebeurtenissen van gebruikers die via het tijd- en aanwezigheidsbeheersysteem zijn vastgelegd.
Belangrijkste functies
Bijhouden van alle T&A-zaken
BioStar 2’s T&A systeem is niet alleen een werknemer Check-in en Check-out tracking systeem. Werk, Pauze, Maaltijd, Verlof type, en tijden die gerelateerd zijn aan de werknemer salarisadministratie kunnen ook worden bijgehouden. Bovendien kunnen de door de beheerder bewerkte tijd- en aanwezigheidsbestanden in één oogopslag worden ingezien.
Aanpasbare tijdcode
Tijdcode (vroeger Looncode genoemd), het kernelement van de Shift, kan onbeperkt worden aangemaakt in BioStar 2’s T&A Systeem. Alle bedrijfsbeleidsregels kunnen worden ondersteund door het combineren van Tijdcode Type, Tijd Tarief en Optie (Gewerkt, Niet Gewerkt).
Intuïtieve overwerkregel
Het overwerkbeleid verschilt per bedrijf; daarom kan het voor de beheerder moeilijk zijn om de dienst (shift) te configureren. Een overwerkregel wordt toegepast op een dienst, niet op een tijdcode, wat leidt tot flexibiliteit in het toepassen van overwerkregels van verschillende bedrijven. De overwerkregel kan worden gegenereerd op basis van de tijdstroom met behulp van de overwerkcode en dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse, weekend- en vakantieregels kunnen moeiteloos worden geconfigureerd en beheerd.
Ondersteuning van flexibele werktijden
BioStar 2’s T&A systeem ondersteunt eenvoudige, flexibele werkconfiguratie. Flexibel werken verschuivingen kunnen worden toegepast op gebruikers of gebruikersgroepen met een paar klikken nadat Tijdcodes met Aanwezigheid Type zijn geconfigureerd..
Alles in één oogopslag – Kalenderweergave van tijdkaart
Met de BioStar 2 T&A Systeem Tijdkaart, kunnen de Dagelijkse werktijden, gebruikte Dienstnamen, normale werktijden, uitzonderingen, afwezigheden en vakantiestaten die van invloed zijn op het rooster en salaris van de werknemer in een oogopslag worden gezien. Dit helpt de beheerder om werknemers efficiënt te beheren. Bovendien kunnen de punchrecords van elke gebruiker bewerkt worden en kunnen afwezigheden geregistreerd worden zodat uitzonderingen eenvoudig verwerkt kunnen worden.
Twee modules delen dezelfde kerninformatie
De functies van BioStar 2 kunnen worden onderverdeeld in toegangscontrole en tijd- en aanwezigheidsbeheer, die worden uitgevoerd door respectievelijk de AC- en TA-modules. Deze twee modules hebben hun eigen configuratie-informatie, maar de informatie over de Gebruiker, Gebruikersgroep en Apparaat kunnen worden gedeeld met zowel de AC- als de TA-module. Bovendien kunnen de gebruikersgroep- en roosterinstellingen gecontroleerd worden in de tijdkaart en wordt deze weergegeven in dezelfde hiërarchische structuur die geconfigureerd is in de AC module, waardoor de beheerder consistente informatie krijgt.
Op modules gebaseerde functionaliteit
Apparaatinformatie die is geregistreerd op BioStar 2 wordt gedeeld en kan worden gebruikt door zowel de AC- als de T&A-modules. Dit kan van invloed zijn op de functionaliteit van het apparaat, die verder gaat dan alleen het delen van apparaatinformatie. De T&A-module kan het tijdregistratie apparaat van de AC-module aanwijzen en daarom kan het apparaat verschillende functies uitvoeren op basis van de geregistreerde module. Als een apparaat bijvoorbeeld alleen op de wisselstroommodule is geregistreerd, kan het als toegangscontroleapparaat worden gebruikt en als het in de T&A module is ingesteld als tijdregistratieapparaat, kan het als toegangscontrole- en tijdregistratieapparaat worden gebruikt. Met deze modulegebaseerde functie kan de administrator het apparaat eenvoudiger beheren.
Meer informatie nodig? Neem dan contact met ons op.
Dit bericht is een vertaling en bewerking van dit artikel van Suprema.