Scholen zouden een veilige omgeving moeten zijn voor leerlingen en het onderwijzend team. Een plek waar onbevangen en in alle rust wordt geleerd en waar de jongste generaties in onze samenleving op hun verdere bestaan worden voorbereid. Helaas lijkt het erop dat scholen internationaal steeds vaker met incidenten te maken krijgen. Zweden bijvoorbeeld is de laatste jaren diverse keren opgeschrikt door gewelddadige incidenten en dreiging op scholen, soms zelfs met fatale afloop (voorbeeld 1, 2, 3).
Grote en kleine incidenten overal ter wereld
Berucht zijn natuurlijk ook de schietpartijen op scholen in de Verenigde Saten. Voor wat betreft het aantal ‘school shootings’ hebben de Verenigde Staten nog steeds de discutabele eer om de ranglijst van ‘school shootings per land‘ ruimschoots aan te voeren, maar ook in andere landen hebben tragische incidenten plaats gevonden. In Nederland lijkt het, voor wat betreft grote ingrijpende incidenten, mee te vallen, maar ook hier hebben scholen al te maken gehad met vervelende incidenten en calamiteiten.
Het lijkt naïef te veronderstellen dat we in Nederland en Vlaanderen verschoond blijven van grotere ingrijpende incidenten. Onderwijzend personeel lijkt steeds vaker te maken te krijgen met agressie. En de praktijk wijst uit dat scholen te maken krijgen met ontwikkelingen in de samenleving die we allemaal kunnen waarnemen: Toenemende (verbale) agressie, polarisatie, spanning in gezinnen, stijging faillissementen: Een ongezonde mix van zaken die het leerklimaat op scholen niet ten goede komt.
Ook in Nederland en Vlaanderen zullen scholen zich op crisissituaties, incidenten en calamiteiten moeten voorbereiden. Of de dreiging nu van eigen leerlingen of van buiten komt: Het is zaak de veiligheid van leerlingen en het eigen personeel zo veel mogelijk te borgen zonder scholen te moeten veranderen in vestingen en het leerproces te verstoren.
De plannen zijn er wel
Explicate heeft inmiddels vele tientallen onderwijsinstellingen gesproken: Basisscholen, scholen voor voortgezet onderwijs, ROC’s, universiteiten, hogescholen en ook “international schools” voor expats in Nederland. De gesprekken leveren een beeld op dat enerzijds positief stemt: Veel scholen geven aan wel te beschikken over een crisisplan, een veiligheidsplan, een alarmprocedure of een rode-knop-procedure. Plannen en beleid die vaak op met externe ondersteuning tot stand zijn gekomen.
Voor het bo, so, vo en middelbaar beroepsonderwijs (mbo) geldt ook dat zij van overheidswege verplicht een veiligheidsplan moeten hebben. Helaas geven onze gesprekken met scholen ook het volgende beeld: Veel scholen schatten het risico op het plaats vinden van ernstige incidenten niet zo hoog in. En daarnaast staan er vaak wel plannen op papier, maar zijn er amper hulpmiddelen in gebruik om in de praktijk bij incidenten snel het (crisis)team te alarmeren, elkaar te informeren en zo de impact van het incident zoveel mogelijk te beperken.
WhatsApp gebruiken bij calamiteiten is een slecht idee
Voor het alarmeren van het crisisteam en vervolgens voor communicatie in het team wordt vaak WhatsApp of een andere “messenger app” ingezet. In sommige gevallen wordt zelfs nog een zogenaamde ‘belboom’ gebruikt. Elkaar bellen in tijden van crisis kost veel tijd en het is amper mogelijk zo alle informatie met leden uit het (crisis)team te delen. Kostbare tijd gaat verloren. In het zogenaamde ‘golden hour’, het eerste uur van het incident, wordt feitelijk bepaald hoe het incident zal verlopen en wat de gevolgen zullen zijn.
WhatsApp gebruiken biedt dan in elk geval de mogelijkheid om een groep aan te maken en elkaar op die wijze te informeren. Maar WhatsApp heeft ook veel nadelen:
- Een alarmerend bericht kan eenvoudige verloren gaan in de veelheid aan berichten op de telefoon van die collega die juist wel een cruciale rol moet vervullen.
- Berichten zijn niet gerubriceerd en daarom zijn ’threads’ soms lastig te volgen.
- Communicatie in meerdere groepen is soms verwarrend.
- Als gevolg van consternatie, of uit moedwil, kunnen vertrouwelijke berichten buiten de organisatie belanden.
- Toegang tot berichtenverkeer en de berichten zelf zijn niet afdoende beveiligd.
- Er is geen onderscheid in type berichten of doel van de communicatie, waardoor sommige taken lastig uit te voeren zijn, zoals bijvoorbeeld bevestigd krijgen of mensen ok zijn of op weg naar de afgesproken plek voor crisisoverleg.
- Achteraf is lastig te reconstrueren hoe en in welke volgorde gebeurtenissen hebben plaatsgevonden, waardoor het bijvoorbeeld lastig is lering te trekken uit de calamiteit.
Of het nu gaat om een groot of klein incident in een grote of kleine organisatie, in vrijwel alle gevallen is effectieve communicatie doorslaggevend in het zo snel mogelijk beheersbaar maken van de situatie en het beperken van de schade. Een goede training op gebied van crisisbeheersing en een goed veiligheidsplan kunnen helpen om beter voorbereid te zijn op incidenten, maar er zijn ook hulpmiddelen beschikbaar die aanvullend van grote waarde kunnen zijn.
Zweedse ervaring
Naar aanleiding van de tragische gebeurtenissen op Zweedse scholen, is het Zweedse technologiebedrijf Cosafe in gesprek gegaan met specialisten op het gebied van beveiliging en veiligheid uit de publieke en private sector. Doel van de gesprekken was te komen tot een hulpmiddel voor scholen om de communicatie en het uitwisselen van informatie bij calamiteiten te verbeteren. Op basis van een analyse van al die ervaringen en wensen en eisen is het Cosafe systeem ontstaan, bestaande uit een app en een beheerportaal. De app en portaal zijn ontworpen om zeer eenvoudig om te kunnen gebruiken en te implementeren. Met functies die helpen bij het voorbereiden op incidenten en vooral het verbeteren van communicatie en informatie-uitwisseling tijdens calamiteiten.
De app biedt tal van essentiële functies, zoals snel en doeltreffend kunnen alarmeren van groepen mensen, beveiligd en effectief berichtenverkeer, met één druk op de knop het crisisteam bijeen roepen, heel eenvoudig aan een hele vestiging of afdeling kunnen vragen of men ‘ok’ is en nog tal van andere functies.
Ook in Nederland beschikbaar
Het systeem is in Zweden in korte tijd zeer veel in gebruik genomen door scholen en onderwijsinstellingen, maar vervolgens ook door ziekenhuizen, gemeenten, woningcorporaties en allerlei private organisaties. Allerlei soorten incidenten worden ermee afgehandeld: van datalek tot bitlocker, van klein opstootje tot tragische geweldsincidenten, van communicatie probleem tot PR-crisis. De eenvoud van het systeem is inmiddels in de praktijk effectief gebleken.
Ook buiten Zweden wordt de Cosafe oplossing inmiddels veelvuldig ingezet, zoals bijvoorbeeld in Brazilië. En ook in Nederland is het systeem beschikbaar. Neem gerust contact met ons op als u er meer over wilt weten.