Theorie en praktijk van veiligheid
Veel organisaties hebben een veiligheidsplan, crisisplan, een safety-protocol of een rode-knop-procedure. Risico’s zijn in kaart gebracht. Maatregelen zijn genomen. Afspraken zijn gemaakt en vastgelegd. En vervolgens wordt dat plan in de kast gezet, op het Intranet geplaatst of netjes als PDF op een drive gezet die voor iedereen toegankelijk is.
Maar als er dan echt iets gebeurd, dan blijkt dat de praktijk weerbarstig is. Wat waren de afspraken ook weer precies? Hoe kan ik mijn collega’s alarmeren? Hoe houden we iedereen op de hoogte? Hoe houden we contact met betrokkenen? Hoe krijgen we zicht op de situatie? Hoe zorgen we ervoor dat er geen gevoelige informatie buiten de organisatie terecht komt?
Als er echt iets gebeurt, dan stijgt het adrenalineniveau, dan neemt de emotie de overhand bij veel mensen. Logisch. Maar dan blijkt ook helaas vaak dat plannen en protocollen wel helpen, maar ook vaak niet helemaal de lading dekken. Dat communicatie in crisissituaties lastiger is dan gedacht.
Whatsapp en piepers
Veel organisaties melden vaak dat de mobiele telefoon en whatsapp gebruikt worden om te communiceren bij incidenten. De vraag is of dat wel zo’n goed idee is. Hoe houdt u overzicht in een Whatsapp-groep als er meerdere incidenten spelen? Hoe kunt u collega’s snel bereiken als hun telefoon op ‘stil’ staat? Hoe weet u of mensen uw berichten gelezen hebben? Hoe weet u of informatie niet gedeeld wordt met mensen die er geen toegang toe zouden moeten hebben, zoals de pers? En is WhatsApp wel AVG-proof? En wat voor WhatsApp geldt, geldt net zo goed voor Signal, Telegram, Wechat of de vele andere chat-applicaties die beschikbaar zijn.
Andere organisaties maken nog gebruik van verouderde piepersystemen. Met piepers kunt u elkaar snel alarmeren. Maar de communicatie werkt maar één kant op. En de praktijk leert ons dat piepers vaak worden vergeten, niet altijd worden opgeladen en dat ook bij de ontvangers mensen soms vergeten wat de afspraken ook weer waren.
Een handige app voor uw smartphone én uw personal computer
Cosafe is een app voor uw smartphone, maar ook voor uw tablet, laptop of desktop computer. De app ziet er op alle apparaten hetzelfde uit en werkt supereenvoudig. Cosafe wordt gebruikt om mensen met elkaar te verbinden tijdens incidenten. Het systeem maakt de communicatie voor, tijdens en na een incident effectief. En uw applicatiebeheerders kunnen het systeem in handomdraai afstemmen op de wensen en eisen van uw organisatie.
Een systeem als Cosafe kan niet voorkomen dat veiligheidsincidenten optreden. Maar met Cosafe kunt u de impact wel beperken. We geven een aantal voorbeelden van functies die helpen adequaat, snel en effectief op te treden en samen te werken bij incidenten. Of het nu om fysieke dreiging, rampen, ICT-calamiteiten, storingen, medische noodgevallen of andere incidenten gaat, in alle gevallen is het belangrijk om snel mogelijk de juiste
Een berichtendraad per incident
In Cosafe wordt voor elke incident een aparte berichtendraad gestart. Die berichtendraad kan alleen gelezen worden door mensen voor wie het bericht bedoeld is en door niemand anders. Indien er geëscaleerd moet worden, omdat bijvoorbeeld directie of communicatiemedewerkers ingeschakeld moeten worden, dan kunnen die ontvangers eenvoudig toegevoegd worden. Iedereen kan dan altijd alle informatie raadplegen.
Bovendien wordt elke actie in het systeem gelogd, dus na het incident kan er ook met betrokkenen een ‘lessons learned’ oftewel een evaluatiesessie gepland worden. Cosafe zorgt er zo voor dat iedereen op de hoogte is van alle ins en outs en informatie snel gedeeld kan worden.
Razendsnel alarmeren
Bij een incident of crisis wilt u snel alarm kunnen slaan. U wilt er zeker van zijn dat de ontvangers het alarm niet missen en u wilt zeker weten dat u niemand vergeet mee te nemen in het alarm. Bovendien wilt u wellicht een lokatie meesturen, instructies meegeven of een protocol in werking laten treden. In Cosafe is alarmeren een kwestie van een druk op de knop.
Uw organisatie bepaalt zelf welke alarmen relevant zijn en hoe de alarmprocedure moet verlopen. En op een smartphone maakt Cosafe van dezelfde optie gebruik als NL Alert: Uw telefoon laat een alarm horen, zelfs als u het geluid zacht of zelfs helemaal uit heeft staan. Uw applicatiebeheerders kunnen de alarmen zelf aanmaken eb configureren. Uw alarmprocedure verloopt zoals u dat wilt.
Van theorie naar praktijk
Een procedure of een protocol in de praktijk brengen kan uitdagend zijn. Wat was ook weer de afspraak? Wie moest er ook weer ingeseind worden? Welke stappen moesten ook weer doorlopen worden? Cosafe maakt uw theoretische plannen praktisch. Cosafe helpt bij het bepalen van ontvangers. Binnen het systeem kun u plannen en protocollen als PDF beschikbaar stellen aan de juiste gebruikers.
Bovendien kunt u met een checklist een groep mensen alle acties uit een protocol gecoördineerd uit laten voeren. De communicatie verloopt via groepen die u vooraf indeelt. En per organisatie-onderdeel of per vestiging bepaalt u welke functionaliteit er beschikbaar is in Cosafe en hoe de crisiscommunicatie verloopt. Maar uiteraard is er daarnaast in de praktijk nog ruimte voor de nodige flexibiliteit.
Handig en snel schakelen
Cosafe is een handig digitaal hulpmiddel om complexe communicatieve taken toch snel uit te kunnen voeren, vaak met één druk op een knop. Wilt u uw crisisteam bijeen roepen? Cosafe benadert uw crisisteam voor u, via de app, per mail én per telefoon!
Wilt u na een brand weten of een bepaalde groep mensen in de organisatie veilig en ongedeerd is? Dan stuurt u eenvoudig een “Ik ben OK”-oproep naar die groep mensen. Razendsnel achterhaalt u vervolgens welke collega’s in orde zijn en welke collega’s wellicht nog ondersteuning nodig hebben.
En wilt u de hele organisatie een bericht sturen en iedereen bereiken, ook diegenen die Cosafe niet gebruiken? Ook daar heeft Cosafe een oplossing voor middels “Cosafe Externe Communicatie”.
Persoonlijke veiligheid
Heeft u medewerkers die soms een lastig gesprek moeten aangaan met cliënten waarvan bekend is dat zij een kort lontje hebben? Verwachten uw medewerkers soms in potentie agressief bejegend te worden? Heeft u medewerkers die alleen, zonder aanwezigheid van collega’s, werkzaamhede uitvoeren in soms risicovolle omstandigheden? Dan biedt Cosafe een aantal opties om de persoonlijke veiligheid van medewerkers te vergroten. Zo kunt u met Cosafe uw telefoon omtoveren tot een persoonlijke alarmknop, waardoor uw medewerkers een stil alarm kunnen versturen als de nood hoog is.
Alleenwerkers kunnen een tijdgebaseerd alarm instellen op momenten dat zij aan het werk gaan. Het risico voor medewerkers wordt zo beperkt. Een geruststellend idee.
De verbindende schakel
Cosafe is zo de verbindende schakel tussen de theorie en praktijk van veiligheid. Gebruiksvriendelijk. Veilig. AVG-proof. Gebaseerd op praktische inzichten. Cosafe heeft inmiddels in de praktijk bewezen ook daadwerkelijk de impact van incidenten te kunnen beperken.
In Zweden hebben scholen en andere organisaties inmiddels helaas de nodige praktische ervaring opgedaan met de inzet van Cosafe bij crisissituaties. In vrijwel alle gevallen is de conclusie dat de gevolgen van incidenten, hoe tragisch het ook is, zonder gebruik van Cosafe nog veel ernstiger geweest zou zijn. Cosafe is een combinatie van de woorden “Connection” en “Safety”. Door mensen in staat te stellen om effectief samen te werken en te communiceren bij incidenten, draagt het systeem bij aan de veiligheid. Niet alleen in theorie, maar vooral juist in de praktijk.
Wilt u meer weten? Neem dan contact met ons op voor een demo of een goed gesprek over veiligheid in uw organisatie.