In veel organisaties zijn berichtenapps zoals WhatsApp, Signal, Teams, Slack of Telegram ingeburgerd als snelle en informele communicatiemiddelen. Medewerkers vormen groepschats of channels voor teams, projecten of informele afstemming. In de dagelijkse praktijk werkt dat vaak prima. Maar zodra er zich een serieus incident voordoet – een ongeval, IT-storing, dreiging of andere crisissituatie – blijkt dat deze apps toch echt tekortschieten.
Waarom vormt het gebruik van dit soort generieke berichtenapps een risico voor organisaties die snel, veilig en gestructureerd willen communiceren bij incidenten en in tijden van crisis? Incidenten vereisen snelheid en zorgvuldigheid. U wilt de juiste mensen op het juiste moment bereiken en van de goed informatie voorzien om de duur en impact van het incident te beperken. Generieke apps voor communicatie kennen een aantal tekortkomingen in vergelijk met apps als Cosafe die specifiek voor crisiscommunicatie en incidentbeheer zijn ontwikkeld.
1. Geen garantie op bereik en doorkomst
Tijdens een incident moet cruciale informatie direct en zichtbaar aankomen bij de juiste personen. Berichtenapps zijn hier niet op ingericht. Berichten worden vaak gemist omdat telefoons op stil staan of meldingen uitgeschakeld zijn. Bovendien is er geen mogelijkheid om berichten prioriteit te geven of ontvangst te bevestigen. In een crisissituatie leidt dat tot mogelijk gevaarlijke vertraging.
2. Gebrek aan structuur en opvolging
Effectieve crisiscommunicatie vereist meer dan alleen berichten versturen. Wie doet wat? Welke stappen volgen wanneer? Consumentenapps bieden geen ondersteuning voor vooraf gedefinieerde scenario’s, roltoewijzing of automatische actiepunten. Alle communicatie verloopt via losse berichten, zonder context of integratie met bestaande protocollen. Dat leidt potentieel tot verwarring en inefficiëntie.
3. Geen beheer, controle of logging
In veel organisaties worden groepen in consumentenapps ad hoc beheerd. Wie heeft toegang, wie voegt mensen toe, wie verwijdert berichten? Heeft iedereen het bericht ontvangen? Zijn er cruciale mensen die het bericht niet hebben ontvangen? Komt er niet onbedoeld vertrouwelijke informatie terecht bij de verkeerde mensen? Er is geen centraal beheer van groepen en ontvangers. Er is geen controle op het communicatieproces.
En bovendien geen automatische logging van communicatie per incident. Voor organisaties die compliance- of rapportageverplichtingen hebben, is dat ronduit problematisch – zeker als er achteraf verantwoording moet worden afgelegd over genomen besluiten of acties.
4. Onduidelijkheid over privacy en gegevensopslag
Hoewel veel van deze apps encryptie toepassen, blijven het commerciële platforms met servers buiten de EU of onduidelijke onderaannemersstructuren. Voor organisaties die werken met gevoelige gegevens of onder de AVG vallen, levert dat risico’s op. In sommige sectoren (zoals overheid, zorg, onderwijs of financiële dienstverlening) wordt het gebruik van dit soort apps om die reden zelfs nadrukkelijk afgeraden.
5. Niet geschikt voor grootschalige of escalatiesituaties
In een grootschalig incident moet communicatie snel worden opgeschaald. Extra betrokkenen moeten toegevoegd worden, zoals crisisteams, directie of externe partners. In de meeste consumentenapps is het niet mogelijk om hen toegang te geven tot eerdere communicatie. Bovendien ontbreekt vaak de mogelijkheid om verschillende doelgroepen gelijktijdig en met aangepaste informatie te bereiken.
Professionele communicatie vraagt om professionele middelen
Het gebruik van berichtenapps voor dagelijkse communicatie is begrijpelijk en efficiënt. Maar in een crisissituatie is snelheid, betrouwbaarheid en controle essentieel. Een professionele oplossing voor crisiscommunicatie biedt functionaliteiten zoals vooraf ingestelde scenario’s, doorkomstgarantie van meldingen, leesbevestigingen, rolgebaseerde communicatie en automatische logging. Zulke systemen werken onafhankelijk van reguliere communicatiekanalen en blijven operationeel wanneer het echt telt.
Organisaties die veiligheid serieus nemen, kiezen daarom bewust voor een aparte structuur voor incident- en crisiscommunicatie. Niet als vervanging van de bestaande apps, maar als onmisbare aanvulling.
Op zoek naar een robuuste oplossing voor uw organisatie?
We laten u graag zien hoe organisaties in binnen- en buitenland hun crisiscommunicatie professioneel hebben ingericht. Neem gerust contact met ons op voor een demonstratie van Cosafe of een open gesprek over de mogelijkheden voor uw organisatie.